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2.2 ? Mitarbeiter suchen und bearbeiten

Dieser Abschnitt beschäftigt sich mit den Möglichkeiten zum Auffinden und Auslesen von Mitarbeiterdaten
Da für die Bearbeitung der Mitarbeiterdaten dieselben Richtlinien gelten wie bei der Neuerfassung, wird in diesem Abschnitt auf die Bearbeitung einzelner Datenfelder nicht eingegangen. (siehe zu diesem Zweck Kapitel 2.1 ? Einen neuen Mitarbeiter anlegen).
2.2.1 Mitarbeiter über die Mitarbeiternummer suchen

Die einfachste Möglichkeit auf die Daten eines Mitarbeiters zuzugreifen, erfolgt über die Mitarbeiternummer.
Nach Eingabe des Sachbearbeiterkürzels erscheint die Maske "Mitarbeiterverwaltung" (Abb. 2.2). Das Eingabefeld "MaNr" (Mitarbeiternummer) ist bereits rot unterlegt. Geben Sie die Mitarbeiternummer ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste "E".
Die Maske wird nun mit den Daten des Mitarbeiters gefüllt.

Sie können mit den Cursortasten "< >" und der Tabulatortaste in der Maske navigieren. Aktive Felder sind jeweils rot unterlegt. Wird im letzten Feld der Eingabemaske noch einmal die Tabulator- oder Cursortaste betätigt, so springt das System automatisch auf die Seite 2 bzw. zurück auf die Seite 1. Mit der Funktionstaste F6 (Umschalten) schalten sie direkt zw. den beiden Seite um.
Achten Sie bei der Dateneingabe auf die Hinweise in der Statuszeile. Rechts unterhalb der Statuszeile finden Sie einen Hinweis in welchem Eingabemodus Sie sich befinden. Die Modi sind entweder "Replace" oder "Insert". Im "Replace-Modus" wird der Inhalt des Feldes mit Ihren Eingaben überschrieben, im "Insert-Modus" werden Ihre Eingaben an der Stelle eingefügt, wo der Cursor platziert ist. Sie können zwischen diesen beiden Modi wählen, indem Sie die Taste "Einfg" betätigen. Sollten Sie Änderungen vornehmen, so müssen Sie diese mit der Funktionstaste "F4" bestätigen. Andernfalls werden Sie beim Verlassen der Maske gefragt ob Sie die vorgenommenen Änderungen speichern wollen (Abb. 2.3).


Abb. 2.3



2.2.2 Mitarbeiter nach Namen suchen

Betätigen Sie die Funktionstaste "F5" (Suchen). Es erscheint eine Suchmaske (siehe Abb. 2.4) in der Sie den zu suchenden Namen eingeben können.






Sie haben mehrere Möglichkeiten einen Mitarbeiter zu finden.

a) Sie wissen den Namen des Mitarbeiters.
Geben Sie den Namen ein (Beachten Sie, das Nachnamen in GROSSDokumentSTABEN abgespeichert sind). Das Suchergebnis wird ein einer Liste angezeigt. Ist der gesuchte Name nur einmal vorhanden, so bestätigen Sie die Auswahl mit "Enter" (E).
Ist der Name mehrmals vorhanden, so werden alle gefundenen Namen angezeigt. Innerhalb der Liste navigieren Sie mit den Tasten "< >" bis der gesuchte Name rot unterlegt ist und bestätigen Sie die Auswahl mit "Enter" (E). Der gesuchte Mitarbeiter erscheint nun in der Bearbeitungsmaske.

b) Sie wissen nur die AnfangsDokumentstaben des Namens (z. B. BE).
Geben Sie die Dokumentstaben ein. Es werden alle Namen angezeigt, die mit "BE" beginnen. Die Auswahl des gesuchten Namens erfolgt wie unter Punkt a beschrieben.

c) Die Verwendung von Platzhaltern
Wenn Sie nicht genau wissen wie der Name eines Mitarbeiters geschrieben wird, so können Sie sogenannte "Platzhalter" verwenden. Es gibt den Platzhalter "%", der eine beliebige Zeichenfolge ersetzt und den Platzhalter "_", der nur ein einzelnes Zeichen ersetzt. Lesen Sie dazu bitte den Abschnitt "Begriffserklärungen, Platzhalter".

Einige Bespiele:

Zeichenfolge Suchergebnis
%MEISTER HOFMEISTER, NEUMEISTER, SCHATZMEISTER etc
BAU%MM BAUMANN, BAUMSTAMM, BAUERSMANN etc
HOF% HOFER, HOFMEISTER, HOFRAT etc.

_EIER MEIER, BEIER, GEIER etc
MU_TER MUSTER, MUTTER, MUNTER etc.
GRA_ GRAU, GRAS, GRAF etc.




2.2.3 Mitarbeiter über die "Query-Funktion" suchen

Mit der Query-Funktion (Funktionstasten "F9" und "F10") haben Sie die Möglichkeit Ihre Suche nach einem oder mehreren Mitarbeitern genauer zu gestalten. So können Sie sich z. B. die Mitarbeiter eines bestimmten Ortes anzeigen lassen, nur die aktiven Mitarbeiter, alle Mitarbeiter die im Jahr 2000 der Firma beigetreten sind oder alle Mitarbeiter die im Monat Januar Geburtstag haben. Diese Kriterien können Sie auch miteinander kombinieren. Sie können z. B. auf alle Mitarbeiter zugreifen, die in Lugano ansässig sind und die im Januar Geburtstag haben. Um mit dieser Funktion zu arbeiten, sollten Sie mit der Verwendung von "Platzhaltern" vertraut sein. (siehe Kapitel 1.1 Begriffserklärungen ? Platzhalter)

Angenommen Sie sind in der Mitarbeiterverwaltung und wollen alle Mitarbeiter aus Lugano sehen. Gehen Sie wie folgt vor:

1) Drücken Sie die Funktionstaste "F9" (ENTQRY). In der Statuszeile erscheint der Hinweis "Enter a query; press F10 to execute, F12 to cancel"

2) Springen Sie mit Hilfe der Tabulatortaste in das Feld "PLZ-Ort".

3) Geben Sie die Zeichenkombination "%LUGANO" ein (Orte sind in GROSSDokumentSTABEN abgespeichert.

4) Drücken Sie die Funktionstaste "F10" (EXEQRY) um die Abfrage auszuführen.

In der Bearbeitungsmaske wird nun der erste Datensatz angezeigt, für den die Abfrage zutrifft. Um weitere Datensätze anzuzeigen, betätigen Sie die Tastenkombination "Strg"+"<" oder ">".



2.2.4 Mitarbeiterdaten anzeigen

Nachdem Sie einen Datensatz ausgewählt haben und dieser auf der Bearbeitungsmaske erschienen ist können Sie über verschiedenen Funktionstasten weitere Informationen abrufen.

a) Zwischen den Datenseiten hin- und herschalten.
Das Datenblatt eines Mitarbeiters besteht aus zwei Seiten. Die 1. Seite enthält
Allgemeine Daten des Mitarbeiters, wie Name, Anschrift, Telefon usw., die zweite Seite enthält Angaben über Steuerabzug, Bankdaten und Abrechnungsdaten.
Mit der Funktionstaste "F6" können zwischen den beiden Seiten hin- und herwechseln.

b) Mit der Funktionstaste "F8" können Sie sich die Hierarchiedaten des Mitarbeiters anzeigen lassen.

c) Mit der Tastenkombination "Umschalt + F8" sehen Sie an welchen Seminaren der Mitarbeiter teilgenommen hat

d) Mit der Funktionstaste "F7", sehen Sie Informationen über Veränderungen die an den Mitarbeiterdaten vorgenommen wurden. (z. B. Positionierung oder Änderungen in der Struktur)

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